U pořadatelské služby bývá častá chyba v tom, že se poptává jen počet lidí. To ale samo o sobě nestačí. Důležité je, co mají tito lidé na místě dělat, jak budou řízení a kde končí pořadatelská role a začíná bezpečnostní režim.
Pořadatelská služba není totéž co ostraha akce
Pořadatelská služba v Brně řeší především organizaci návštěvníků, vstupy, sektory, šatny, navigaci a provozní podporu akce. Pokud má akce vyšší rizikovost, velkou návštěvnost nebo přísnější vstupní režim, navazuje na ni ostraha akcí v Brně nebo širší event security.
Na co se při výběru ptát
1. Jaké role tým skutečně pokryje
Potřebujete jen vstupy a směrování návštěvníků, nebo i sektory, šatny, backstage, akreditace a pomoc produkci? Bez přesného rozpisu rolí se akce snadno poddimenzuje.
2. Kdo službu řídí na místě
Pořadatelská služba bez vedoucího směny bývá problém. Musí být jasné, kdo komunikuje s produkcí, kdo řeší změny a kdo rozhoduje při komplikaci na vstupu nebo v sektoru.
3. Jak tým pracuje s návštěvníky
Dobrá pořadatelská služba není postavená na zbytečné tvrdosti. Potřebujete lidi, kteří umí komunikovat klidně, srozumitelně a v provozu nenechají pořadatele samotného.
4. Kdy se služba překlápí do bezpečnostního režimu
Pokud je akce větší, pracuje s alkoholem, VIP zónami nebo složitějším pohybem návštěvníků, bývá nutné doplnit pořadatelskou službu o bezpečnostní složku. Tohle by měl dodavatel umět říct otevřeně, ne až ve chvíli, kdy je problém.
Typické situace v Brně
- městské akce a slavnosti s více vstupy a pohybem v otevřeném prostoru
- sportovní a koncertní akce se sektorovým režimem
- veletrhy a firemní eventy s registrací návštěvníků
- akce, kde je potřeba zvlášť řešit šatny, akreditace nebo backstage
Jak poznat, že nabídka je realistická
Nabídka by měla popsat, kolik lidí bude na jaké roli, kdo bude službu řídit, jak bude vypadat nástup a komunikace a kde je hranice mezi pořadatelskou částí a bezpečností. Bez toho je číslo v rozpočtu jen odhad bez opory v realitě.
Kam pokračovat dál
Pokud řešíte hlavně návštěvnický provoz, pokračujte na Pořadatelskou službu Brno. Pokud už řešíte i rizikovější režim, vstupní kontroly nebo crowd management, navazuje Ostraha akcí Brno.
Potřebujete projít konkrétní akci? Ozvěte se nám a řekneme, kde stačí pořadatelská služba a kde je potřeba doplnit bezpečnostní režim.
